אותו שירות מקצועי יכול להתנהל במקביל אצל לקוחות רבים, אבל אצל כל אחד מהם הטיפול נמצא בשלב אחר. CPA Management מאפשרת למשרדי רואי חשבון לבנות תהליכי עבודה חוזרים, לשייך אליהם עסקים ולעקוב אחר ההתקדמות והאחריות בכל טיפול.
הכנת דוח שנתי היא דוגמה לעבודה שדורשת יותר מביצוע מקצועי. צריך לדעת אצל מי נאסף החומר, מה עדיין חסר ומי אמור להמשיך בטיפול. לצד העבודה המתוכננת מגיעות שאלות ובקשות של לקוחות . CPA Management מיועדת לרכז את הניהול של הפעולות האלה, עם כלים לתהליכים, מטלות ותקשורת משרדית.
תהליך משותף, התקדמות נפרדת לכל עסק
במערכת, שירות הוא תבנית עבודה חוזרת שמחולקת לשלבים. המשרד מגדיר את השירות ואת השלבים המתאימים לו, מוסיף עסקים ומשייך אחראים לטיפול בהם. בכל שלב אפשר לקבוע שדות למילוי, לרבות שדות חובה. חלק מהשדות יכולים להתבסס על נתונים מכרטיס העסק ולעדכן אותם בחזרה בכרטיס.
לדוגמה, משרד יכול להגדיר תהליך לדוח שנתי הכולל ריכוז חומר, בדיקה מקצועית והשלמת הטיפול, בהתאם לשיטת העבודה שלו. כל עסק מתקדם בין השלבים בנפרד. המערכת מציגה את ההתקדמות לפי השדות שמולאו, ומעבר שלב שולח התראה לאחראים. כך ניתן לעקוב אחר הטיפול בכל עסק בתוך תהליך העבודה שהמשרד הגדיר.
מה עושים כשהטיפול נעצר באמצע?
הגדרת שלבים עוזרת לארגן את העבודה, אבל עיכוב מסוים דורש גם תיעוד ממוקד. אפשר לפתוח מטלה המשויכת לעסק, לפרט בה מה נדרש, לבחור אחראים ולקבוע תאריך תזכורת. אם מחכים ללקוח, אפשר לציין זאת בסטטוס ולהוסיף בהערות מה התבקש ממנו. תאריך התזכורת מאפשר לקבוע מתי לחזור ולבדוק את העניין.
כדי ליישם תהליך כזה במשרד, אפשר לעבוד בסדר הבא:
- לבחור שירות שחוזר אצל כמה לקוחות ולהגדיר את שלבי העבודה שלו.
- לקבוע אילו פרטים צריך למלא בכל שלב ולסמן שדות חובה לפי הצורך.
- להוסיף את העסקים הרלוונטיים ולשייך עובדים אחראים לטיפול.
- לקבוע שגרת בדיקה שבה עוברים על ההתקדמות ועל המטלות שדורשות המשך טיפול.
גם הפניות של הלקוחות הן חלק מהעבודה
לצד ניהול התהליכים, CPA Management מציעה מודול וואטסאפ בתשלום. המודול מאפשר לעובדים לגשת להתכתבויות בהתאם למחלקות ולהרשאות שלהם. אפשר לסנן צ'אטים, בין היתר, לפי הודעות שלא נקראו ולפי פניות ללא מענה. עבור משרד שמנהל תקשורת שוטפת בוואטסאפ, הסינון מאפשר לאתר את ההתכתבויות שמצריכות בדיקה.
המודול כולל הודעות מהירות שהמשרד מגדיר, תזמון שליחה ותמלול אוטומטי של הודעות קוליות נכנסות באורך של עד חמש דקות. לדוגמה, אפשר להכין נוסח לבקשת השלמת פרטים ולהתאים אותו לפנייה המסוימת. כאשר הודעה כוללת בקשה שדורשת עבודה, הצוות יכול לתעד אותה כמטלה, עם אחריות ותאריך למעקב.
לתאם גם את החזרה ללקוח
מודול הטלפוניה, המוצע גם הוא בתשלום, מאפשר לנהל שיחות דרך הדפדפן ולעיין ברשימות של שיחות נכנסות, יוצאות ושיחות שלא נענו. ניתן להאזין להקלטות ולצפות בפרטי השיחה. המידע הזה יכול לסייע כשצריך לברר אם התקיימה שיחה או לחזור לפנייה שלא נענתה.
הכלים האלה נותנים מענה לחלקים שונים של אותו יום עבודה: תהליך מתוכנן, בקשה נקודתית, הודעה ושיחת טלפון. השימוש בהם דורש גם הסכמה בתוך הצוות מי מעדכן את המידע ומתי. עבור בעל משרד, זו נקודת התחלה טובה לבחינת CPA Management: לבחור טיפול מוכר ולבדוק כיצד אפשר לנהל בו את השלבים, האחריות והקשר עם הלקוח.